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Al via il progetto di organizzazione degli sportelli polivalenti al cittadino e alle imprese

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LA SPEZIA – Prende il via il progetto partito nel 2013 di organizzazione degli sportelli polivalenti al cittadino e alle imprese. Un lavoro nato con l’assessore Corrado Mori quando aveva la delega all’organizzazione dell’Ente e portato avanti oggi dall’assessore Jacopo Tartarini e da Pierluigi Fusoni, direttore operativo dell’Ente e “regista” di tutta l’operazione. Un lavoro corale che ha visto molti settori collaborare insieme per ottenere questo risultato.
Si tratta in realtà di un vero e proprio “riassetto organizzativo dell’Ente”  che comprende appunto la costituzione degli sportelli polivalenti al cittadino e alle imprese con l’obbiettivo non solo di riorganizzare  la disposizione degli uffici, ma anche la modalità di fornitura dei servizi da parte degli uffici comunali. La direzione è stata quella di andare verso la  creazione di uno sportello unico per il cittadino e per le imprese  ed  evitare che gli utenti debbano perdere troppo tempo negli spostamenti da un ufficio all’altro nel disbrigo di pratiche soprattutto nel caso in cui siano coinvolti più uffici. Creare cioè  punti unici di contatto pluricanale che trattino molti servizi dell’Ente, attraverso operatori professionali polivalenti.
 
Verranno predisposti, accanto a quelli specifici per i rispettivi settori, sportelli sempre più polifunzionali capaci di rispondere alle esigenze con maggiore elasticità.  La logica seguita è quella che un front office deve essere dotato di un back office disponibile in caso di necessità di approfondimento all’interno della stessa struttura.
 
Per attuare questo imponente piano di riorganizzazione è stato realizzato anche un programma di formazione rivolta ai dipendenti con corsi specifici tenuti da docenti esterni ma anche da personale interno all’Ente che va dal corretto modo di  rapportarsi con l’utenza ad un piano di formazioni su una interdisciplinarità visto che ogni sportellista dovrà avere diverse competenze.
 
 Il programma operativo si svolgerà in due fasi.
 
La prima fase è iniziata il con il trasferimento dei servizi Turismo e Attività produttive che avevano sede in Via Fiume e insediati al secondo piano di Palazzo civico, in Piazza Europa.
La stessa destinazione sarà raggiunta dagli uffici della Pubblica istruzione, che dagli spazi del plesso scolastico Anna Frank di Via Leopardi si trasferiranno al terzo piano del municipio.
Per fare spazio agli uffici e al personale di questi tre settori hanno lasciato il Comune servizi con minore impatto sul pubblico, come quelli dell'Informatica e del Verde Pubblico, che hanno trovato  una nuova collocazione nei 1.110 metri quadri di locali di Via Costantini, insieme agli uffici della Mobilità, che hanno lasciato l'edificio di Via Pascoli e quelli del Patrimonio, per i quali l'amministrazione pagava un affitto in Via Veneto.

Dal 20 dicembre ci sarà la  piena operatività dello sportello al cittadini dei servizi educativi ove sarà possibile effettuare tutte le pratiche necessarie quali iscrizione scuola, mense, pagamenti tariffe ecc
Le pratiche più complesse saranno indirizzate al back office dislocato all’interno di Palazzo Civico.
 
Anche l’Urp implementerà il proprio ambito di competenza con funzione di anagrafe  e quindi  l’erogazione di certificati “veloci”quali stati di famiglia, certificati di residenza ecc.
Lo sportello al Cittadino si occuperà, in questa prima fase, delle attività dei Servizi Educativi, dei Servizi Sociali (per aspetti amministrativi e di informazioni generali) e dell’anagrafe e sarà collocato negli spazi oggi dedicati agli sportelli anagrafici.

Lo sportello per le imprese sarà collocato nei locali già utilizzati dall’ufficio elettorale, trasferito presso lo Stato Civile e svolgerà in quella sede tutte le attività di sua competenza (suolo pubblico, de hors, pass invalidi, autorizzazioni commerciali, passo carrai ecc)

RIEPILOGO SERVIZI INTERESSATI
I servizi che convoglieranno negli sportelli polivalenti saranno, in questa fase, i seguenti:
 
– Anagrafe
– Servizi educativi
– Sicurezza Sociale (aspetti amministrativi e informazioni generali)
– Mobilità
– Sportello Unico Attività Produttive
 
– Sportello Unico Imprese
– URP
– Arredo urbano e occupazione suolo pubblico
 
MODELLO ORGANIZZATIVO
L’obiettivo è quello di creare un unico sistema di sportelli (SUS – sportello Unico Servizi) che agiscano con metodologie uniformi e il più possibile semplificate, al fine di erogare migliori servizi, in minor tempo, e con minor numero di personale.
Tale modello, che dovrà essere esteso anche agli altri servizi (Servizi Sociali ed Edilizia) sarà così strutturato:
 
1. Operatore info-desk (URP): fornisce informazioni generali, modulistica, definisce pratiche veloci (3 minuti) gestisce segnalazioni e reclami, ascolta cittadini, ecc
 
2. Operatori Polivalenti: tratteranno pratiche standardizzate che possono essere definite in tempi medi (15/20 minuti) e che non richiedono valutazioni specialistiche. Supportano gli specialisti del back-office, fanno fronte ai picchi stagionali delle pratiche (es: iscrizioni scolastiche, bandi TARI, ecc)
 
3. Operatore tecnico: riceve su appuntamento per effettuare l’istruttoria delle pratiche in diretta col professionista o cittadino per pratiche complesse (viabilità, edilizia, attività produttive, servizi sociali, ecc)
 
4. Operatore di Back-office: garantisce consulenze specialistiche su aspetti complessi, coordina gli appuntamenti, effettua tutta l’attività amministrativa interna ed esterna
 
SPAZI E LOCALI ASSEGNATI
A) Nuova Sede di via Costantini: ospita i seguenti servizi:
1. Informatica
2. DATASIEL
3. Mobilità
4. Patrimonio
5. Stradee segnalatica
6. Verde Pubblico
7. Controllo di Gestione
8. Partecipazioni Comunali
 
B) Palazzo Civico: si ricollocheranno nel Palazzo Civico:
– Servizi Educativi e il Servizio
– Attività Produttive – SUAP
 
C) Chiusura Locali: si chiuderanno le sedi Comunali di:
1. Via Leopardi (Servizi Educativi)
2. Via Fiume (Attività Produttive)
3. Via Pascoli (Mobilità)
4. Via Valle (informagiovani)
5. Via Veneto (Patrimonio)

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